แผนภูมิวงรอบเหตุและผล (Causal Loop Diagram : CLD)

     แผนภูมิวงรอบเหตุและผล (Causal Loop Diagram : CLD)

แผนภูมิวงรอบเหตุและผล CLD จะทำให้มองเห็นความสัมพันธ์  และปฏิสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรที่อาจจะเกิดขึ้นได้ประกอบด้วยหลายองค์ประกอบดังนี้

1. วงรอบการป้อนกลับ 1 วงรอบ หรือ มากกว่า ซึ่งเป็นทั้งกระบวนการเสริมแรงและกระบวนการสร้างความสมดุล
2. ความสัมพันธ์ของเหตุและผลกระทบระหว่างตัวแปรต่างๆ
3. ความหน่วงของเวลา(Delays)คือ มีปัญหา(input)เข้ามา

การวาดปัญหาออกมาเป็นแผนภูมิ จะทำให้มองออกว่า อะไร Must know อะไร Should know

S = Same หรือ + (Positive)
O = Opposite หรือ – (Negative)
R = Reinforcing Loop วงรอบเสริมแรง
B = Balancing Loop วงจรปรับสมดุล

วงรอบเสริมแรงจะขับเคลื่อนเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางเดียวกัน

“การเขียนผังเชิงระบบ” (System Diagram/Casual loop)

1. กำหนด ประเด็นปัญหาหลักให้ชัดเจน (ที่เรื้อรังและเกิดซ้ำ) และสำรวจเรื่องราวเกี่ยวกับปัญหา – อาการของปัญหา และพฤติกรรมที่เกี่ยวข้อง
2. ระบุ “ตัวแปรที่สำคัญ” ที่เป็นส่วนทำการขับเคลื่อนความเป็นไปของเหตุการณ์  โดยระบุชื่อให้ชัดเจนใช้คำพูดเป็นกลางหรือที่เป็นบวก
3. ศึกษาพฤติกรรมโดยมองย้อนเวลาถึงสิ่งที่เกิดขึ้น
4. เขียนกราฟแสดงพฤติกรรมเทียบกับเวลา (BOT)
5. ทบทวนความสัมพันธ์ของตัวแปร
6. วาด ผังเชิงระบบ (System diagram)

“ปัญหาการมีเพศสัมพันธ์ก่อนวัยอันควรของวัยรุ่นไทย” 

การคิดเชิงระบบด้วย Spider Model

แนวคิดตามกรอบโมเดล SPIDER MODEL

     เป็นการนำเสนอแนวคิดทางธุรกิจไว้ใน 1 หน้ากระดาษ เพื่อให้เห็นภาพไอเดียธุรกิจที่ชัดเจนและเชื่อมโยงระหว่างปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งพัฒนามาจาก Business Canvas* และ Lean Canvas การนำเสนอภายใต้กรอบโมเดลนี้จะทำให้ผู้ประกอบการและนักลงทุนสามารถวิเคราะห์ภาพรวมของความเป็นไปได้ทางธุรกิจ โดยวิเคราะห์ตามขั้นตอนในการคิดแบบเชื่อมโยงของปัจจัยต่างๆ ที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ และสามารถประเมินความเสี่ยงเบื้องต้น คือ 1. Product Risk

                          2. Customer Risk

                          3. Market Risk

                          4. Financial Risk 

          รวมถึงการประเมินร่วมกับปัจจัยสนับสนุนและอุปสรรค เพื่อวิเคราะห์ว่าแนวคิดที่ผู้ประกอบการนำเสนอมีความเป็นไปได้ (Feasibility) ภายใต้สถานการณ์ ณ ปัจจุบันมากน้อยเพียงใด อย่างไรก็ตามระดับของความเป็นไปได้ย่อมขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนักลงทุน แต่ละคนว่าสามารถรับความเสี่ยงได้มากน้อยแค่ไหนเทียบกับผลตอบแทนที่ได้รับ โมเดลนี้มีวัตถุประสงค์ให้ผู้ประกอบการได้นำเสนอแนวคิดที่นอกจากจะเห็นภาพไอเดียของตัวธุรกิจแล้ว ยังครอบคลุม ปัจจัยสำคัญที่ต้องคำนึงถึงอย่างครบถ้วน รวมทั้งช่วยให้เห็นภาพด้านผลตอบแทนและความเสี่ยงของธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้นอีกด้วยคำอธิบายตามกรอบSPIDER MODEL

สินค้าและบริการ : ประเภทของผลิตภัณฑ์และบริการที่ต้องการนำเสนอ  

          1. ปัญหาของลูกค้า (Problem) : เป็นการคิดโดยใช้ความต้องการของลูกค้าเป็นที่ตั้ง (ที่เรียกว่าCustomer Development) โดยระบุปัญหาที่ลูกค้าเจอคืออะไร ผู้ประกอบการจะสามารถวิเคราะห์ได้ถึงขนาดของตลาดว่าใหญ่หรือเล็กเพียงใด ได้โดยประมาณการจากจำนวนของลูกค้าที่ต้องเจอกับปัญหาดังกล่าว

          2. ทางออกของปัญหา (Solution) : สินค้าของเราสามารถแก้ปัญหาของลูกค้าได้อย่างไร เป็นการนำเสนอทางเลือกในการออกจากปัญหาด้วยวิธีการที่แตกต่างจากสินค้าเดิมในตลาด เพื่อให้เข้าถึงโอกาสทางการตลาดและการเติบโตของธุรกิจในอนาคต

          3. คุณค่าของสินค้าที่นำเสนอ (Unique Value Proposition) : คุณค่าหลักของสินค้าและบรกิารที่ต้องการนำเสนอ จะเห็นว่าใช้คำว่า Unique คือเป็นคุณค่าหลักที่ต้องแตกต่างจากคู่แข่งหรือสินค้าที่มีในตลาด

          4. กลุ่มเป้าหมาย (Target Customer) : การวิเคราะห์กลุ่มลูกค้าของธุรกิจ ซึ่งจะเป็นกลุ่มที่ยอมควักเงินซื้อสินค้าและบริการของเรา

          5. ช่องทางการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย (Channel) : วิธีการที่จะนำสินค้าให้เข้าสู่กลุ่มเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงการกระจายสินค้า ซึ่งอาจทำได้หลากหลายวิธี

          6. ทรัพยากรหลักที่มี (Key Resource) : ซึ่งเป็นได้ทั้ง คน ทรัพย์สิน ทรัพย์สินทางปัญญา เป็นทรัพยากรที่มีและใช้สร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขันให้กับธุรกิจได้ หรือเป็นทรัพยากรที่ช่วยสนับสนุนให้แผนธุรกิจดังกล่าวมีความเป็นไปได้ ลดความเสี่ยงของผู้ประกอบการและนักลงทุน

          7. กิจกรรมหลักของธุรกิจ (Key Activities) : เป็นการดำเนินงานหลักของธุรกิจที่จะทำให้เกิดUnique Value Proposition ในสินค้าและบริการ เรียกได้ว่าเป็นกิจกรรมที่จะทำให้โมเดลนี้ทำงานก็ว่าได้

          8. กระแสรายได้ (Revenue Stream) : ช่องทางของรายได้ที่เข้ามา ให้เห็นความชัดเจนว่าธุรกิจจะมีรายได้จากช่องทางไหน อย่างไร และเท่าไร

          9. ต้นทุน (Cost Structure) : ค่าใช้จ่ายหลักของธุรกิจคืออะไรและเท่าไร ทั้งส่วนที่เป็นต้นทุนคงที่ (Fixed Cost) และต้นทุนผันแปร (Variable Cost)

          10. จุดคุ้มทุน (Break Event) : การประมาณการถึงจุดที่ธุรกิจสามารถทำกำไรได้เท่ากับต้นทุนที่ลงไป อาจเป็นจำนวนชิ้น หรือเป็นระยะเวลา เพื่อให้ผู้ประกอบการและนักลงทุนใช้เป็นแนวทางในการวางแผนด้านการเงินให้เหมาะสม

          11. 4 กรอบสุดท้าย คือการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมของธุรกิจ เพื่อประเมินว่าธุรกิจมีจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค ที่ต้องพบอย่างไรบ้าง

โครงการ สลัดผักออร์แกนิก

เครื่องมือการคิดเชิงระบบกับการวิเคราะห์ปัญหาลำดับที่ 8 Dynamic Thinking : BOT. การเขียนกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง (Drawing Behavior Over Time Graphs)

        กราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง หมายถึง การคิดอย่างเป็นขั้นตอนด้วยแสดงพฤติกรรมของ ตัวแปรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเพื่อมองเห็นทิศทาง แนวโน้ม รูปแบบการเปลี่ยนแปลง น าไปสู่การช่วยคิด สมมติฐานในการหาความสมพันธ์ของปัจจัยต่างๆ

องค์ประกอบของกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง
 1. แนวนอนเป็นมิติเวลา คือ สิ่งที่แสดงช่วงเวลาการเกิดเหตุการณ์นั้น ๆ เช่น ปี พ.ศ., เดือน ปี, วัน เวลา เป็นต้น
 2. แนวตั้งเป็นมิติปริมาณ คือ สิ่งที่แสดงถึง
สาระของประเด็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ในช่วงเวลานั้น ๆ

การเขียนกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง (Drawing Behavior Over Time Graphs)

 1. จุดเริ่มต้น หรือจุดปัญหาของสิ่งที่เกิดขึ้น

 2. จุดก่อนหน้าปัจจุบัน (อดีต)

 3. จุดปัจจุบัน

 4. จุดอนาคต (เพื่อการทำนาย)

ตัวอย่าง 

กราฟพฤติกรรมการใช้จ่ายเงินภายใต้ช่วงเวลา 1 เดือน

เครื่องมือการคิดเชิงระบบกับการวิเคราะห์ปัญหาลำดับที่ 7 ปิรามิด IPESA

ความหมายของปิรามิด IPESA  

             ปิรามิด IPESA หมายถึง แผนภาพรูปทรงสามเหลี่ยมที่แสดงถึงการเชื่อมโยงและ ความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบของกระบวนการคิด และแนวทางการแก้ไขปัญหา โดยประกอบด้วยประเด็นใน การคิดอย่างเป็นระบบ โดยมี 5 องค์ประกอบตามตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวแรก เป็น IPESA ได้แก่ I = Ideal Situation, P = Present Condition, E = Existing Problems, S=Solution Problems และ A=Aims of Solution

รายละเอียดขององค์ประกอบปิรามิด IPESA 
      องค์ประกอบที่ 1 Ideal Situation คือ การเขียนหรือวิเคราะห์สังเคราะห์ความคิดจากสิ่งที่คาดหวัง สภาพที่พึงประสงค์ ของประเด็นนั้น ๆ ซึ่งได้แก่ การวิเคราะห์จากนโยบาย หรือแผนงานของเรื่องราวที่เกิดขึ้น เช่น นโยบายสุขภาพดีถ้วนหน้า หรือสิ่งที่เกิดจากหน่วยงาน นโยบายรัฐบาล เป็นต้น โดยควรมีการอ้างอิง และ ระบุแหล่งที่มาของความคาดหวังดังกล่าว
       องค์ประกอบที่ 2 Present Condition คือ สภาพปัจจุบันของสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยอาจเขียน เป็นลำดับข้อเพื่อเล่าเรื่องเหตุการณ์ต่าง ๆ
       องค์ประกอบที่ 3 Existing Problems คือ สภาพปัญหาของประเด็นที่กำลังเกิดขึ้นโดยสัมพันธ์ เชื่อมโยงกับสภาพปัจจุบันในองค์ประกอบที่ 2
        องค์ประกอบที่ 4 Solution Problems คือ การแก้ไขปัญหา โดยเป็นประเด็นการแก้ไขนั้นต้อง สัมพันธ์และเชื่อมโยงกับสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น
         องค์ประกอบที่ 5 Aims of Solution คือ วัตถุประสงค์และเป้าหมายในการแก้ไขปัญหา ว่าอยากให้ เกิดวิธีการแก้ไขปัญหาอะไรบ้าง

ตัวอย่าง ความมีวินัย กับการใส่ใจคนรอบข้าง

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 1 ด้วยการวิเคราะห์ปัญหาสาเหตุผังก้างปลา

          ผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) 

 Fish Bone Diagram หมายถึง แผนภูมิมีลักษณะคล้ายปลาที่เหลือแต่ก้าง โดย มุ่งเน้นผังวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุอย่างเป็นระบบ (Cause & Effect Diagram) เป็นแผนผังที่แสดง สมมติฐานของความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบระหว่างสาเหตุหลาย ๆ สาเหตุ ที่ส่งผลต่อปัญหาหนึ่ง ปัญหา วิธีการ
สร้างแผนผังสาเหตุและผลหรือผังก้างปลา 

สิ่งสำคัญในการสร้างแผนผัง
คือ ต้องทำเป็นทีม เป็นกลุ่ม โดยใช้ขั้นตอน 6 ขั้นตอนดังต่อไปนี้ 

1. กำหนดประโยคปัญหาที่หัวปลา

2. กำหนดกลุ่มปัจจัยที่จะทำให้เกิดปัญหานั้นๆ 

3. ระดมสมองเพื่อหาสาเหตุในแต่ละปัจจัย 

4. หาสาเหตุหลักของปัญหา 

5. จัดลำดับความสำคัญของสาเหตุ 

6. ใช้แนวทางการปรับปรุงที่จำเป็น

ตัวอย่าง

หลักการเขียนผังก้างปลาอย่างมีประสิทธิภาพ 

1. ควรวิเคราะห์ประเด็นโดยแตกก้างปลาให้หลากหลายอย่างรอบด้าน

2. ควรจัดหมวดหมู่ของปัญหา และสาเหตุอย่างรอบด้าน 

3. หัวปลาควรหันทางด้านขวาเปรียบเสมือนทิศทางของลูกศรนำไปสู่ปัญหาที่เกิดขึ้น

ผังก้างปลาประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้ 

   ส่วนปัญหาหรือผลลัพธ์ (Problem or Effect) ซึ่งจะแสดงอยู่ที่หัวปลา ส่วนสาเหตุ (Causes) จะสามารถแยกย่อยออกได้อีกเป็น

 1. ปัจจัย (Factors) ที่ส่งผลกระทบต่อปัญหา (หัวปลา) 

 2. สาเหตุหลัก

 3. สาเหตุย่อย

 ข้อดีของผังก้างปลา 

 1. ไม่ต้องเสียเวลาแยกความคิดต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายของแต่ละสมาชิก แผนภูมิ ก้างปลาจะช่วยรวบรวม ความคิดของสมาชิกในทีม

 2. ทำให้ทราบสาเหตุหลัก ๆ และสาเหตุย่อย ๆ ของปัญหา

 3.ทำให้ทราบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ซึ่งทำให้สามารถแก้ปัญหาได้ถูกวิธี และรอบด้าน

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 2 ด้วยการวิเคราะห์ SWOT

             ความหมายการวิเคราะห์ SWOT

            SWOT เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกำหนดจุดแข็ง และจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอด จนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพในการทำงานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คำว่า SWOTเป็นตัวย่อที่ มีความหมาย ดังนี้

•  S มาจาก คำว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่ มีผลดีต่อการดำเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนำมากำหนด เป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐน ามากลยุทธ์ เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตามแผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนำจุดแข็งมา กำหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่นเหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด 
• W มาจาก คำว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัย ภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทำให้ทีมงานไม่สามารถ นำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน
•  O มาจาก คำว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่ เอื้ออ านวยให้การทำงานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นำมาใช้ให้เกิด ประโยชน์แก่การดำเนินงาน
•  T มาจาก คำว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจำกัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการ ดำเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมา และวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมีความเสียหายน้อยลง กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT

         สิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงสำหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกำหนดกรอบหรือ กำหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักใน การกำหนดกรอบหรือกำหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติ ของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่างกันหลายรูปแบบ

ประเด็นสำหรับการวิเคราะห์ 
 1. เอกลักษณ์ของทีมงาน 
 2. ขอบเขตของกิจกรรม
 3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค
 4. โครงสร้างของกิจกรรม
 5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย

ข้อควรคำนึง
 1. ทีมงานต้องกำหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทำอะไร
 2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทำในช่วงเวลาขณะนั้น
 3. ทีมงานต้องกำหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดำเนินงานให้ถูกต้อง
 4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง

 ข้อควรระวัง
 1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์
 2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทำอย่างรอบคอบ
 3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง
 4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทำให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน
 5. การกำหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน
 6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส หรืออุปสรรค

ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์SWOT 
     การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรค ตลอดจนสามารถสร้างความ ได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสำเร็จตามเป้าหมาย ที่วางไว้สำหรับทีมงาน ได้แก่
  1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและ ความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการท างานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการ รวมถึงการพิจารณาผลการด าเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน
  2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดาเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการ วิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการด าเนินการของ ทีมงาน และสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ ส าหรับอุปสรรคทาง สภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิด ความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงาน จาต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความ แข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้
  3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง- จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้น า จุดแข็ง- จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานก าลังเผชิญ สถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็น สถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออานวยต่อการ ดาเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานก าลัง เผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะน าสถานการณ์นั้นมาก าหนดเป็นกลยุทธ์ในการ บริหารเพื่อให้ทีมงานเกิดการได้เปรียบ ท าให้ทีมงานบรรลุผลส าเร็จ หรือลดผลกระทบท าให้เกิดความ เสียหายน้อยลง

ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT 
    วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่ง ปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการด าเนินงานของทีมงานอย่างไร เช่น
 1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย
 2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะท าลายผลการด าเนินงาน
 3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน
 4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย ของทีมงาน

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและการวิเคราะห์ปัญหาที่ 3ด้วยการเขียนผังความคิด (Mind Map)

   

ด้วยการเขียนผังความคิด (Mind Map)

        Mind Map คือ การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดย การใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัด ๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อนำข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ คำบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมอง ให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซ้ำยังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า “ใช้แสดงการ เชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่ เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน”

 ผังความคิด (Mind Map)

ขั้นตอนการสร้าง Mind Map
 1. เขียน/วาดมโนทัศน์หลักตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ
 2. เขียน/วาดมโนทัศน์รองที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์หลักไปรอบ ๆ
 3. เขียน/วาดมโนทัศน์ย่อยที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์รองแตกออกไปเรื่อย ๆ
 4. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์สื่อความหมายเป็นตัวแทนความคิดให้มากที่สุด
 5. เขียนค าส าคัญ (Key word) โดยใช้ค า/ประโยคสั้น ๆ บนเส้นและเส้นต้องเชื่อมโยงกัน
 6. กรณีใช้สี ทั้งมโนทัศน์รองและย่อยควรเป็นสีเดียวกัน
 7. คิดอย่างอิสระมากที่สุดขณะท า เขียนค าหลัก หรือข้อความส าคัญของเรื่องไว้กลาง โยงไป ยังประเด็นรองรอบ ๆ ตามแต่ว่าจะมีกี่ประเด็น

ข้อดีของการท าแผนที่ความคิด
 1. ท าให้เห็นภาพรวมกว้าง ๆ ของหัวข้อใหญ่ หรือขอบเขตของเรื่อง
 2. ท าให้สามารถวางแผนเส้นทางหรือตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เพราะรู้ว่าตรงไหนก าลังจะไป ไหนหรือผ่านอะไรบ้าง
 3. สามารถรวบรวมข้อมูลจ านวนมากลงไว้ในกระดาษแผ่นเดียวกัน
 4. กระตุ้นให้คิดแก้ไขปัญหา ระดมสมองเป็นทีม โดยเปิดโอกาสให้มองเห็นวิธีใหม่ ๆ ที่ สร้างสรรค์
 5. สร้างความเพลิดเพลินในการอ่านและง่ายต่อการจดจ า

แนวทางการเขียน Mind Map
 1. เริ่มที่ตรงกลางด้วยรูปหรือหัวข้อ ใช้สีอย่างน้อย 3 สี
 2. ใช้รูป, สัญลักษณ์, รหัส, ความหนา ตลอดที่ท า mind map
 3. ให้เขียนค าส าคัญโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก
 4. ค าแต่ละค า หรือรูปแต่ละรูป จะต้องอยู่บนเส้นของตัวเอง
 5. เส้นแต่ละเส้นต้องเชื่อมต่อกัน โดยมีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ตรงกลางภาพ เส้นที่อยู่ตรงกลางจะ มีขนาดหนา และจะยิ่งบางลงเมื่อห่างจากศูนย์กลาง
 6. ขนาดความยาวของเส้นที่ลาก ยาวเท่ากับค าหรือรูป
 7. ใช้สี รหัสส่วนตัว ตลอดที่ท า mind map
 8. พัฒนารูปแบบ mind map ของตัวเอง
 9. ใช้วิธีเน้นข้อความ และแสดงความเป็นกลุ่มก้อนใน mind map
10. การสื่อความหมายผังความคิด (mind map) ให้เข้าใจง่ายโดยการแบ่งความส าคัญเริ่ม จากตรงกลาง ใช้การเรียงล าดับตัวเลข หรือใช้เส้นร่างเพื่อรักษาความเป็นกลุ่มก้อนของแต่ละกิ่ง

               ผังความคิด ซึ่งสามารถเขียนได้ด้วยมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ชื่อ โปรแกรม XMIND version 7.0 เป็นโปรแกรม Mind Map Open source ที่ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์สามารถ download ได้ที่เว็บไซต์www.xmind.net มีรุ่นที่น่าสนใจคือรุ่น Portable สามารถน าไปใช้งานผ่าน การเสียบ Handy drive USB โดยไม่ต้องมีการติดตั้งลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์โปรแกรม XMIND สามารถนำไปใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการWindowsและMacโดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.xmind.net/download/win/ นอกจากนี้ยังสามารถเขียนด้วยโปรแกรมการนำเสนอ ออนไลน์ด้วย โปรแกรม Prezi ที่ http://www.prezi.com/

Prezi

Prezi

โปรแกรม Prezi คืออะไร

       Prezi เป็นโปรแกรมการน าเสนอออนไลน์ และประยุกต์ในการเขียนผังความคิด ที่มีเอกลักษณ์เด่นสุดคือการซูมเข้าซูมออกได้นอกจากนี้ยังมีลักษณะพิเศษอื่นๆ ดังเช่น Prezi เป็น Non-linear presentation นั่นคือ การเดินทางของงานนำเสนอไม่ได้เป็นเส้นตรงที่มุ่งไปข้างหน้า หรือถอยหลังทีละสไลด์ ต่อไป Prezi จะซูมเข้า ซูมออก กระโดดไปโน่น กระโดดไปนี่แล้วแต่เรา ออกแบบ Prezi สามารถใส่รูปภาพ เสียง วิดีโอ และไฟล์ PDF PPT เป็นต้น Prezi สามารถแก้ไขได้ โดยวิธีออนไลน์ (ฟรี) บนเว็บ http://prezi.com ขณะเดียวกันก็สามารถ นำเสนอแบบ online ได้ หรือสามารถดาวน์โหลดลงมาเพื่อนำเสนอแบบ offline และไฟล์ที่ได้จะมีนามสกุล .exe ซึ่งเปิดได้ กับทุกเครื่อง 

โปรแกรม Prezi ต่างจากโปรแกรมPower Point

  1. PowerPoint นำเสนอแบบ linear คือหน้าที่หนึ่ง หน้าที่สอง หน้าที่สาม...ไปเรื่อยๆ

  2. Prezi นำเสนอแบบ zoom คือไม่ได้ไปหน้าหนึ่ง หน้าสองตามลำดับแต่สามารถกระโดด ไปยังข้อมูลที่เราต้องการจะนำเสนอได้ทันที

  3. Prezi สามารถสร้างงานนำเสนอออนไลน์ได้เลย หรือถ้าไม่สะดวกก็สามารถ ก็สามารถ ดาวน์โหลดมาใช้ที่คอมตัวเองก็ได้

  4. Prezi แทรกรูปภาพได้เสียงก็ได้วิดีโอก็ได้ด้วย

  5.ไม่ต้องกังวลว่าจะเปิดไม่ได้หากไปใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเพราะไฟล์งานจะถูกแปลงเป็น

.exe สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 4 ด้วยเทคนิค 5W2H

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H

               คือ การตั้งคำถามในการสำรวจปัญหาและแนว ทางการแก้ไขโดยการท้าทายด้วยคำถาม 5W2H จะใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลหรือปัญหา ได้เกือบทุก รูปแบบ โดยเป็นการคิดวิเคราะห์ (Analysis Thinking) ที่ใช้ความสามารถในการจำแนก แยกแยะ องค์ประกอบต่าง ๆ ของสิ่งหนึ่งสิ่งใดซึ่งอาจจะเป็นวัตถุ สิ่งของ เรื่องราว หรือเหตุการณ์ นำมาหา ความสัมพันธ์เชิงเหตุผล ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อค้นหาคำตอบที่เป็นความเป็นจริง หรือที่เป็นสิ่งที่สำคัญ จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาจัดระบบ เรียบเรียงใหม่ให้ง่ายแก่ต่อการท า ความเข้าใจ

องค์ประกอบของ 5W2H
  1. Who ใคร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ใครรับผิดชอบ ใครเกี่ยวข้อง ใครได้รับผลกระทบในเรื่อง นั้นมีใครบ้าง   2. What ทำอะไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะทำอะไร แต่ละคนทำอะไรบ้าง
  3. Where ที่ไหน คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สถานที่ที่เราจะทำว่าจะทำที่ไหน เหตุการณ์หรือสิ่งที่ ทำนั้นอยู่ที่ไหน
  4. When เมื่อไหร่ คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ระยะเวลาที่จะทำจนถึงสิ้นสุด เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำ นั้นทำเมื่อวัน เดือน ปี ใด
  5. Why ทำไม คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สิ่งที่เราจะทำนั้น ทำด้วยเหตุผลใด เหตุใดจึงได้ทำสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณ์นั้นๆ
  6. How อย่างไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะสามารถทำทุกอย่างให้บรรลุผลได้อย่างไร เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำอย่างไรบ้าง
  7. How Much เท่าไร คือการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย งบประมาณเท่าไหร่

ประโยชน์ของการคิดวิเคราะห์ 5W2H 
  1. ทำให้เรารู้ข้อเท็จจริง รู้เหตุผลเบื้องหลังของสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าใจความเป็นมาเป็นไปของ เหตุการณ์นั้น
  2. ใช้เป็นฐานความรู้ในการนำไปใช้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา
  3. ทำให้เราหาเหตุผลที่สมเหตุสมผลให้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
  4. ทำให้เราสามารถประมาณความน่าจะเป็นได้

ตัวอย่างการใช้ 5W1H ในการวิเคราะห์ข้อมูล 
     เริ่มต้นก็คือ เราต้องตั้งคำถามและพยายามหาคำตอบในแต่ละหัวข้อคำถาม โดยการตั้ง คำถามอาจไม่จำเป็นต้องเรียงข้อของคำถาม แต่พิจารณาจากความเหมาะสม การยกตัวอย่างอาจจะ ยังไม่สมบูรณ์เท่าไร แต่จุดประสงค์คือต้องการให้เห็นหรือเข้าใจแนวความคิดในการตั้งคำถามเท่านั้น เราจะยกตัวอย่างการเริ่มต้นทำธุรกิจ

• คำถามแรก W - Who ตัวแรก – ใครคือลูกค้าของเรา? ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้า ของเรา? เราควรระบุกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้ เช่น อายุ, เพศ, การศึกษา, ศาสนา, อาชีพ, เงินเดือน, ที่อยู่อาศัย, ขนาดครัวเรือน พฤติกรรมการบริโภค ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยท าให้เราสามารถ ระบุกลุ่มเป้าหมายลูกค้าของเราได้ชัดเจน เพื่อที่เราจะสามารถวางแผนการผลิต แผนการตลาด หรือ แผนการสร้างสินค้าและบริการที่สามารถตอบสนองกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง 
• คำถามที่สอง W – What – เราต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ลูกค้าของเราต้องการ? เราควรระบุ รูปแบบของสินค้าหรือบริการของเราได้ว่า รูปแบบไหนที่ลูกค้าของเราต้องการ และเราสามารถ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าของเราได้ และอะไรที่จะทำให้เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับ สินค้าหรือบริการของเราจากคู่แข่งของเราได้ 
• คำถามที่สาม W – Where – ลูกค้าของเราอยู่ที่ไหน? เราควรระบุได้ว่าลูกค้าของเราอยู่ที่ ไหนบ้าง และที่ไหนคือที่ที่เราจะสามารถนำเสนอสินค้าของเราให้กับลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย 
• คำถามที่สี่ W – When – เมื่อไรที่ลูกค้าของเรามีความต้องการสินค้า? เราควรระบุได้ว่า ลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องการสินค้าหรือบริการของเราเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน และต้องการบ่อย แค่ไหน ซึ่งจะช่วยท าให้เราสามารถกำหนดและวางแผนต่างๆ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของ เราได้อย่างถูกต้อง 
• คำถามที่ห้า W – Why – ทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องซื้อหรือใช้บริการของเรา? เราควรระบุได้ว่าทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราจะเลือกซื้อสินค้าหรือบริการของเรา แทนที่จะซื้อ จากคู่แข่งของเรา หรือทำไมเราต้องเข้ามาทำธุรกิจนี้ 
•  คำถามที่หก H – How – เราจะเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราได้อย่างไร? เราควรระบุได้ ว่า เราจะสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้ด้วยวิธีไหน อย่างไร ซึ่งเราควรมีการวางแผนและกำหนด วิธีการที่เราสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากที่สุด 

คำถามสุดท้าย H - How much – เราประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายในการตอบโจทย์ของการ แก้ปัญหาหรือตามวัตถุประสงค์เท่าไร

แผนผังต้นไม้(Tree Diagram)

แผนผังต้นไม้(Tree Diagram)

   ในอดีตท่านคงคุ้นเคยกับการจัดทำแผนผังครอบครัว  (Family  Tree)  และการจัดแผนผังองค์กร  (Organization  Chart)  มาแล้ว  แผนผังต้นไม้นี้ก็ได้รับการพัฒนามาในแนวทางเดียวกัน  นี้เอง

แผนผังต้นไม้คืออะไร
   แผนผังต้นไม้  เป็นแผนผังที่ใช้ในการหามาตรการที่ดีที่สุดจากหลาย ๆ  มาตรการเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาให้สำเร็จลุล่วงไปได้
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้  
 1. เมื่อต้องการแก้ปัญหาโดยมีการกำหนดมาตรการไว้อย่างเป็นระบบ
 2. เมื่อต้องการให้สมาชิกกลุ่มมีมติที่มีความสอดคล้องกัน
 3. เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของปัญหากับมาตรการแก้ไขในรูปของแผนผัง  ซึ่งทำให้ง่ายต่อความเข้าใจ
วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่  1  ตั้งเป้าหมาย
   1.1 การตั้งเป้าหมายนั้นอาจจะตั้งจากปัญหาที่ถูกตั้งไว้ในแผนผังก้างปลา  (Cause  and  Effect  Diagram)  หรือ  แผนผังความสัมพันธ์  (Relation  Diagram)  หรือปัญหาที่ได้มาจากที่ใด ๆ  ก็ได้ที่ท่านต้องการจะแก้ไข  จากนั้นให้เขียนเป้าหมายนี้ลงในบัตร  (Card)  แล้ววางบัตรนี้เอาไว้ที่ซ้ายมือสุด  ตรงกลางของกระดาษแผ่นใหญ่
   1.2 เป้าหมายที่ตั้งนั้นหากมีข้อจำกัดหรือข้อกำหนดเงื่อนไขใด ๆ  ให้เขียนข้อความเหล่านั้นลงในบัตรด้วยเช่นกัน

ในการตั้งเป้าหมายนั้น  ประโยคจะต้องสั้น  ง่าย  และกระชับ  เพื่อให้ทุก ๆ  คนเข้าใจ  และจะต้องให้สมาชิกกลุ่มทุกคนเข้าใจด้วยว่า  เหตุใดจึงตั้งเป้าหมายนี้ขึ้นมา  เพราะอะไร

ขั้นตอนที่  2  สร้างชุดมาตรการการแก้ปัญหา  
   2.1 สมาชิกร่วมกันปรึกษาหารือกันว่ามาตรการใดเป็นมาตรการสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นได้บ้าง  ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะได้  “มาตรการขั้นที่  1”
   2.2 นำมาตรการในขั้นที่  1  ที่ถูกเลือกมาเขียนลงในบัตร  แล้วนำไปเรียงไว้ที่ด้านขวาของบัตรเป้าหมายที่ได้จากขั้นตอนที่  1
   2.3 บัตรที่ได้จากข้อ  2.2  แต่ละบัตร  กลายเป็นเป้าหมาย  และให้หาต่อไปว่า  มาตรการที่จะแก้ไขบัตรมาตรการที่หนึ่งนั้น  จะต้องมีมาตรการอย่างไรต่อบ้าง  กลายเป็นบัตรมาตรการขั้นที่  2, 3  ไปเรื่อย ๆ  จะกระทั่งเจอมาตรการที่พอจะแก้ไขได้  หรือปฏิบัติได้จริง

ขั้นตอนที่  3  ตรวจสอบมาตรการ  และความหมายของความสัมพันธ์

   ให้ตรวจสอบดูบัตรมาตรการทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนที่  2  และตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นบ้างหรือไม่  และมีความขัดแย้งใดเกิดขึ้นหรือไม่  โดยในการตรวจสอบนั้น  ให้ทำการตรวจสอบ  2  มุมดังต่อไปนี้

   3.1 มาตรการนี้สามารถแก้ปัญหาให้บรรลุผลสำเร็จได้จริงหรือไม่

   3.2 มีทางเป็นไปได้หรือไม่ที่จะบรรลุเป้าหมายได้โดยการใช้มาตรการนี้  เรียกง่าย ๆ  ว่า  ทดลองตรวจสอบจากซ้ายไปขวา  และจากขวาไปซ้าย

ถามจากซ้ายไปขวาเช่น การจะสนับสนุนนักกีฬาให้ติดทีมชาติไทยนั้นต้องมีเทคนิคด้านการกีฬาใหม่ การจะมีเทคนิคการกีฬาใหม่ ๆ  เมื่อจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติ

   การจะได้โค้ชต่างชาติมาต้อง.......

   (ดำเนินการถาม  “อย่างไร – อย่างไร”  ต่อไปจนกว่าจะได้มาตรการสุดท้าย)

ในขณะเดียวกันทดลองถามกลับจากขวาไปซ้ายบ้าง

เช่น การจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติมา  ทำให้เราได้เทคนิคกีฬาใหม่ ๆ  (จริงหรือไม่)

      เมื่อได้เทคนิคใหม่ ๆ  มา  จะช่วยให้นักกีฬาติดทีมชาติไทยได้  (จริงหรือไม่)

ขั้นตอนที่  4  กำหนดโครงต้นไม้

   เมื่อตรวจสอบแล้วว่าไม่ขัดแย้งกัน  ให้นำบัตรมาตรการไปติดไว้ที่กระดาษในตำแหน่งที่เหมาะสม  (ด้านขวามือของเป้าหมายของแต่ละอัน)  จากนั้นก็ลากเส้นเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายกับมาตรการ  เพื่อทำการสร้างแผนผังต้นไม้

ขั้นตอนที่  5  กำหนดแผนปฏิบัติการ

   สุดท้าย  ทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ  โดยกำหนดตามหลักการของ  “5W  2H”  (What,  Why,  Who,  When,  Where,  How  and  How  much)

เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้

   โดยทั่ว ๆ  ไปเราอาจเห็นหน้าตาของแผนผังต้นไม้ในหลายรูปแบบด้วยกัน  บางรูปแบบอาจใช้สำหรับเพียงแค่ภาพ  เพื่ออธิบายโครงสร้างขององค์กร  แต่สำหรับแผนผังต้นไม้ที่ใช้ในการแก้ปัญหานั้น  สามารถแบ่งได้เป็น  2  ลักษณะใหญ่ ๆ  ด้วยกัน  คือ

   1. ประเภทการวิเคราะห์แบบ  Why – Why  Tree

   2. ประเภทการวิเคราะห์แบบ  How – How  Tree

   ความแตกต่างของ  Why–Why  Analysis  กับ  How–How  Analysis 

   Why–Why  จะใช้เมื่อเราต้องการจะวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้า  (Root  Cause)  ของปัญหา  เพื่อสร้างแผนปฏิบัติการที่จุดนั้น ๆ  โดยที่ยอดของแผนผังต้นไม้  จะแสดงปัญหาที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างการวิเคราะห์ปัญหาด้วย  Why – Why  Tree

PDCA

PDCA

   การนำ PDCA cycle มาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงานจะทำอย่างไรเพื่อให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ ทำอย่างไรให้บุคลากรในองค์กรมีความเข้าใจและตระหนักในการนำ PDCA cycle มาใช้ขับเคลื่อนสำหรับการปฏิบัติงานของตน ดังนั้นจึงขออธิบายนิยามของ PDCA cycle ดังรายละเอียดต่อไปนี้                          
                           P ( Plan) P = Priority & Purpose & Plan
                           D ( Do) D = DO = Directing & Organizing
                           C (Check) C = Check & Control & Continue
                           A ( Act ) A = Adjust plan & Action to improvement

1. P คือ การวางแผน (Plan) การทำงาน ซึ่งเราต้องรู้ว่า เราจะให้ใครทำ (Who) ทำอะไร (What) ทำที่ไหน (Where) ทำเมื่อไหร่ & มีเวลาเท่าไหร่ (When) ทำอย่างไร (How) ภายใต้งบประมาณเท่าไหร่ (How much) ให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ (Purpose)
ปัญหา มันเริ่มต้นจาก คน 1 คน ไม่ได้มีงานเดียว ทุกๆ คน มีทั้งงานด่วน งานแทรก งานของหัวหน้า งานของเพื่อน สารพัดงานที่มะรุมมะตุ้มกันเข้ามา และที่วุ่นวายมากขึ้นไปอีก ก็คือ หากองค์กรนั้นมีหลายนาย ซึ่งแต่ละนาย ก็สุดที่จะเอาแต่ใจตัวเอง เอาใจไม่ถูก ดังนั้นคนทำงานจึงเริ่มรวน ไม่รู้จะทำงานไหนก่อน พอจะเริ่มทำงานนั้น เอ้า ผู้ร่วมงานถูกดึงไปทำอย่างอื่น งาน รันต่อไม่ได้ พอทำงานหนึ่งเสร็จ เอ้า เวลาไม่พอที่จะทำงานถัดไป ต้องปรับ How (ปรับวิธีการ) อีกแล้ว แต่การปรับ How แบบเหลือเวลาทำงานน้อย ๆ มักจะทำได้ยาก สุดท้ายทีมงานก็ต้องวกกลับมาปรึกษาหัวหน้าทีมอีกครั้ง สำหรับปัญหาเหล่านี้ หากจะแก้ ต้องทำให้ความผันผวนของการดำเนินตามแผนงานมีให้น้อยลง ซึ่งคนที่เป็นหัวหน้าทีม จำเป็นต้อง Priority งานทุกๆ งาน ต้องกำหนดเป้าหมาย (Purpose) ของแต่ละงานไว้ชัดเจน แล้วจึงทำการวางแผนงาน (Plan) และหากต้องการให้ทีมงานปรับตัวได้เร็ว หัวหน้าทีมจะต้องสอน (Coaching) วิธีคิดให้กับทีมงานด้วย ในขณะเดียวกัน หัวหน้าทีมต้องปรับแผนงานเร็ว เพื่อที่จะได้นำพาทีมงาน ทำงานให้สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้

2. D คือ การลงมือทำ (Do)
ปัญหา มันเริ่มต้นจากความไม่ชัดเจนของหลายสิ่งหลายอย่าง เช่น แม้ว่าตอนวางแผน จะบอกว่า ให้ใครทำ ให้ฝ่ายไหนทำบ้าง แต่ไม่ได้ระบุไปว่าใครเป็นเจ้าภาพหลัก ทำให้ทีมงานเกี่ยงงานกันได้ง่าย ยิ่งหากไม่ชอบขี้หน้ากันด้วยแล้ว งานยิ่งไม่เดินเลย หรือ ในตอนวางแผนบอกว่า จะต้องใช้อุปกรณ์แบบนี้ เท่านี้ แต่พอทำจริง ปริมาณไม่พอใช้ เพราะตอนวางแผน มองว่างบประมาณไม่พอเลยตัดโน่น ตัดนี่จนความเป็นจริง เกิดความไม่เพียงพอต่อการทำงาน ดังนั้น การแก้ปัญหาเหล่านี้ สิ่งที่ต้องทำในฐานะหัวหน้าทีมงาน ก็คือ การระมัดระวังในการนำทีม (Directing) ซึ่งจะเกี่ยวข้อง กับเรื่อง วิธีการสื่อสาร (Communication) การจูงใจให้ทีมงานอยากทำงาน (Motivation) และหัวหน้าทีมยังต้องทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษา (Consulting) ให้กับทีมงานด้วย รวมถึง ต้องมีการจัดกำลังคน และจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอต่อการดำเนินงาน (Organizing) ให้ดี ก่อนที่จะดำเนินการลงมือทำ (Do)

3. C คือ การตรวจสอบ งาน (Check)
ปัญหา มันเริ่มต้นจาก การตรวจสอบนั้นทำได้ง่าย แต่การนำข้อมูลที่ตรวจสอบไปใช้ ควบคุม การทำงานของส่วนงานนั้นๆ มักเป็นไปอย่างเชื่องช้า หรือ ไม่ได้นำไปใช้เลย และเมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะมองว่า การตรวจสอบของเขานั้น ไม่เห็นมีความจำเป็นต้องทำเลย ไม่นานพวกเขาก็จะเลิกทำการตรวจสอบงาน ดังนั้นแนวทางแก้ไข คือ หัวหน้าทีมงาน จะต้องเป็นผู้รับรู้ผลของการตรวจสอบงาน (Check) ของส่วนงานในสังกัดทั้งหมด เพื่อจะได้ทำการ เป็นผู้ประสานงาน (Coordinator) นำข้อมูล ไปใช้ในการควบคุม ( Control ) ให้ผลงานเป็นตามแผน และหัวหน้างานยังจำเป็นต้องดำเนินการ ติดตาม การตรวจสอบงาน และควบคุมผลงาน อย่าง ต่อเนื่อง (Continue) สม่ำเสมอ เพื่อทำให้ทีมงาน เห็นถึงความสำคัญของงาน

4. A คือ การปรับปรุง แก้ไข งานให้ดีขึ้น (Act)
ปัญหา คือ ในกรณีที่ผลงานออกมาไม่ได้ตามเป้าหมาย ก็ไม่มีใครทำอะไรต่อ และยิ่งงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ พนักงานก็จะทำเหมือนเดิม ซึ่งทำให้องค์กรไม่พัฒนา ดังนั้นแนวทางแก้ไข คือ กรณีที่ทำงานไม่ได้เป้าหมาย หัวหน้าทีมงาน จะต้องทำการปรับแผนงาน (Adjust plan) โดยเน้นในประเด็นวิธีการ (How) และในกรณีที่ทำได้ตามแผนที่กำหนดไว้ หัวหน้าทีมงาน จำเป็นที่จะต้องทำการ สั่งการ (Command) ให้ทุกฝ่าย ตั้งเป้าหมายให้สูงขึ้น เพื่อที่องค์กรจะได้พัฒนาต่อไปไม่สิ้นสุด (Action to improvement)